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Importer plusieurs machines depuis un fichier CSV

Vous avez déjà la liste de votre parc dans Excel ou Google Sheets ? KALEA peut créer toutes les machines d'un coup à partir d'un fichier CSV. Un aperçu vous montre le résultat avant que quoi que ce soit soit créé. Cette fonction est réservée au gérant.

  1. Étape 1 : Ouvrez l'import

    Dans le menu, ouvrez « Machines » et cliquez sur « Importer ». Si votre parc est encore vide, le bouton « Importer des machines » est proposé directement sur la page.

  2. Étape 2 : Préparez le fichier

    Cliquez sur « Télécharger un modèle » : vous obtenez un fichier avec les colonnes et deux lignes d'exemple. Seule la colonne du nom est obligatoire. Les autres sont : « Code interne », « Marque », « Modèle », « N° de série », « Immatriculation », « Année », « Catégorie », « Type », « Statut », « Compteur actuel », « Unité du compteur », « Date de mise en service », « Prix d'achat » et « Date d'achat ». L'ordre des colonnes est libre.

  3. Étape 3 : Choisissez le fichier

    Cliquez sur « Choisir un fichier… » ou glissez le fichier .csv dans la zone. KALEA détecte seul le séparateur (point-virgule, virgule ou tabulation), donc un fichier enregistré par Excel en français convient.

  4. Étape 4 : Vérifiez l'aperçu

    Rien n'est créé à ce stade. Quatre tuiles résument le fichier : « À créer », « À mettre à jour », « Ignorées » et « En erreur ». Chaque ligne indique ce qui va lui arriver. Si des machines existent déjà dans votre parc (même code interne, même n° de série ou même immatriculation), choisissez « Les ignorer », « Les mettre à jour » ou « Créer quand même » (ce dernier choix ne passe pas si le code interne existe déjà). Les catégories qui n'existent pas encore sont annoncées et seront créées.

  5. Étape 5 : Lancez l'import

    Cliquez sur le bouton « Importer … machine(s) ». Une barre de progression s'affiche : ne fermez pas la fenêtre avant la fin.

  6. Étape 6 : Lisez le rapport

    Le rapport affiche « Créées », « Mises à jour », « Ignorées » et « En erreur ». S'il y a des erreurs, cliquez sur « Télécharger les erreurs (CSV) » (voir les erreurs courantes), puis sur « Terminer ».

Bon à savoir

  • Les dates s'écrivent AAAA-MM-JJ ou JJ/MM/AAAA. Le type est « machine » (par défaut) ou « véhicule ». Sans colonne d'unité, le compteur d'un véhicule est en kilomètres, celui d'une machine en heures.
  • Le « Code interne » est votre propre repère (par exemple G-14). Il permet de relancer un import sans créer de doublon.
  • Les machines importées n'ont ni plan d'entretien ni photo : elles s'affichent avec « Plan d'entretien à définir ». Déposez ensuite un carnet pour chacune (voir déposer ou remplacer le carnet d'entretien).
  • Le nombre de lignes par fichier est limité : au-delà, KALEA vous demande de découper le fichier. Selon votre offre, des lignes peuvent aussi être refusées parce que la limite de machines est atteinte ; si des machines dépassent celles incluses, l'aperçu annonce le supplément. Le détail figure sur la page des offres.
  • Une erreur dans le fichier ? Voir annuler un import.

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